Basculer en mode télétravail est dernièrement l’option la plus convenable pour continuer les activités d’une entreprise en dépit de la situation COVID 19. Bien que plusieurs particuliers et freelancers soient habitués à ce mode de travail, un brief s’impose pour les débutants. Des changements s’opèrent dans toutes les méthodes de travail d’où les contraintes de plus en plus importantes. Que faut-il savoir sur la gestion à distance d’un projet ? Comment garder le même rythme de travail qu’avant? La réalisation d’un projet est-elle faisable en ces temps de crise?
Visibilité sur les objectifs et les nouvelles méthodes de travail.
Le télétravail rend plus ou moins difficile la réalisation d’un projet. Son principal avantage est de procurer plus d’autonomie aux collaborateurs. C’est d’ailleurs pour certains d’entre eux un moyen de libérer la créativité et la réactivité. Toutefois, sans un bon encadrement, l’équipe tend à s’écarter des objectifs et est moins productive. Il est donc impératif de prendre les bonnes mesures avant d’entamer le basculement vers ce mode de travail. Cette étape consiste à bien tracer le chemin que toute l’équipe doit suivre.
Assurer la continuité des sprints après sprints
Tel un vrai Product Owner, les enchainements des listes du backlog doivent toujours être assurés afin d’atteindre les objectifs de l’équipe. Ce point fondamental ne diffère pas trop de ce mode de travail habituel que sur la pratique. En début de projet, il est utile de déléguer les tâches. Cela démontre la confiance que le dirigeant donne à ses collaborateurs. Mais surtout, il donne à l’équipe les idées claires sur la responsabilité de chacun. Qui s’occupe de cette tâche ? Quand doit-il le finir ? Comment doit –t-il s’y mettre ? Des questions basiques qui doivent êtres répondues à cette phase du projet.
Mettre en place les règles régissant l’équipe
Plutôt que d’imposer des disciplines aux collaborateurs, il est préférable de décider ensemble pour assurer un climat de motivation. Que pense chaque membre de l’équipe à propos des heures de travail, des livraisons, des réunions et de tous les autres variables ? Le meilleur est de réunir toutes les idées et d’en déduire ensemble une méthode de travail appropriée.
Programmer un suivi de l’avancement de projet
L’avancement du projet signifie avancement de chacun des intervenants. Il est nécessaire de ne pas perdre de vue chaque pas que les collaborateurs fait en direction de l’objectif. Surtout si l’équipe travail avec la méthode Agile, chaque résultat peut amener à une nouvelle itération ou dérivation. La question est donc ici de s’approcher le plus possible des membres de l’équipe en dépit de la situation de télétravail. Pour cela, les managers doivent exploiter aux maximum les diverses technologies à son services. Le but est donc de recueillir toutes les informations sur les résultats pour mesurer le progrès. Il serait ensuite plus aisé de piloter le projet ou de revoir les objectifs prédéfinis. A cette étape du projet, chaque manager se doit d’exiger des livrables systématiquement venant des collaborateurs. Cette action est indispensable afin d’évaluer les progrès. Cependant, les collaborateurs ne doivent pas être étouffés par des obligations superflues ou de compte rendu. C’est donc au chef d’équipe de balancer entre viser la proximité et fournir assez d’indépendance.
Les outils de travail : garant du bon déroulement des opérations en télétravail.
Il existe beaucoup d’outils de gestion de projet qui prouvent leur efficacité. Les quelques-uns cités ci-après font partis des plus utilisés. Mais après, selon le contexte, chaque manager est libre de choisir celui qui lui convient.
– Trello : pour une vue sur la progression des objectifs. Cet outil à nombreux avantages est basé sur l’approche Kanban et Agile. Il permet entre autre à chaque membre de l’équipe sans exception de participer aux éditions des informations. L’outil consiste principalement à dresser un tableau de suivi à plusieurs colonnes. Il peut ainsi contenir toutes les données nécessaires à l’avancement du projet. Ce qui fait de lui un outil très complet.
– Slack : l’essentiel en travail d’équipe est de collaborer pour atteindre le même but. Slack est un moyen permettant d’interagir entre membre malgré la distance. Il dispose de fonctionnalité autorisant les collaborateurs à s’envoyer des messages privés ou des discussions en groupe. L’équipe peut se partager des fichiers à l’aide de cet outil sans oublier la possibilité d’effectuer des appels ou de la vidéo conférence en groupe.
Privilégiez la communication
Le manager doit tout miser sur la communication. Elle reste la base de tout succès. Effectivement, un malentendu entre les membres de l’équipe peut être un blocage. Il est donc primordial de faciliter la communication de toutes les manières possibles pour la réalisation d’un projet. L’interaction entre collaborateurs tient plusieurs rôles en télétravail. Elle est un moyen d’alléger l’isolement du travailleur seul à son domicile. Sa contribution à l’état d’esprit de l’équipe influence la productivité. Elle permet aussi de débloquer en cas de problèmes en vue de trouver ensemble une solution. Des réunions systématiques sont aussi à prévoir pour exposer ensemble les résultats. Elles favorisent également l’unité de l’équipe. Selon l’envergure du projet, le manager ou son équipe doit décider de la fréquence de ce point.
A part slack, d’autres outils de communication sont à tester suivant la fréquence et le but de l’échange. De outlook, en passant par zoom et Microsoft Team, le choix d’outils ne manque pas.
Trouver ensemble une méthode propre à son équipe est la base de l’aboutissement d’un projet en télétravail. Souvent difficile au début, travailler à domicile avec les bons outils est la meilleure des chemins à emprunter. Ces outils sont indispensables pour gérer non seulement les livrables, les progrès de l’équipe mais aussi pour établir une relation de confiance soit dans la hiérarchie verticale qu’à l’horizontale. Dans le but de toujours produire de la qualité afin de satisfaire sa clientèle, l’entreprise doit valoriser chaque résultat obtenu au cours du projet. Armée des bonnes méthodes et outils, un manager peut faire à la fois satisfaction du client et de ses collaborateurs.
