Direction générale, direction commerciale, direction marketing, direction des ressources humaines, direction administrative et financière… Les responsables de ces fonctions clés constituent des maillons indispensables pour le succès de l’entreprise. Ils sont investis d’une mission importante : piloter la performance opérationnelle de leur équipe pour atteindre les objectifs de leur département. Pour cela, ils doivent se doter de ressources appropriées. Voici donc les moyens efficaces pour encadrer l’équipe et regagner en productivité.
Communication efficace et transparente
La communication est la base de toute relation saine et productive. Le responsable (entrepreneur, manager, chef de projet…) doit mettre son équipe au même niveau d’information. Une bonne communication crée des conditions favorisant l’engagement des employés. Ces derniers deviennent plus productifs et plus désireux de contribuer au succès de l’entreprise. Voici les stratégies pour mieux communiquer.
Annoncer de manière très claire les rôles et les missions de chacun
Avant de travailler sur un projet, expliquez clairement à chacun de vos collaborateurs ce que vous attendez d’eux. Que doivent-ils faire ? Comment doivent-ils s’y prendre ? De combien de temps disposent-ils pour finaliser leurs tâches ?
Savoir écouter
La communication doit aussi permettre aux collaborateurs de s’exprimer librement. Il faut les inviter à exposer leurs idées, à formuler leurs propositions, à faire part de leur ressenti. La discussion de groupe sert aussi à donner et à recevoir des feedbacks.
Appliquer la méthode des 5, 10, 15, 30
Ces chiffres représentent le temps minimum que vous devez accorder aux membres de votre équipe. 5 min par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par mois et 30 minutes par trimestre. Ce tête-à-tête régulier peut se faire de plusieurs manières :
- Ludique : boire du café de temps en temps avec ses collaborateurs, inviter son équipe à un afterwork…
- Formelle : organiser une séance de travail avec son équipe, planifier des réunions mensuelles, mettre en place des échanges trimestriels…
- Improvisée : organiser un team building lorsque la circonstance l’exige…
Motivation des équipes
Le développement d’une entreprise repose sur plusieurs facteurs parmi lesquels se trouve la motivation des collaborateurs. Voici les clés pour motiver son équipe.
Valoriser la performance collective
Une équipe performante est une équipe constituée de membres compétents qui aiment travailler ensemble, progresser ensemble et réussir ensemble. C’est aussi une équipe qui sait perdre ensemble et qui trouve immédiatement des moyens pour rectifier leurs erreurs et améliorer leurs points faibles. Ainsi, pour encourager l’esprit d’équipe, la valorisation de performance doit se faire de manière collective.
Témoigner des signes de reconnaissance
Il faut témoigner aux collaborateurs la reconnaissance d’un travail méritant. Les signes de reconnaissance peuvent être verbaux (félicitation verbale), écrits (envoi de mail, affichage du nom de l’employé méritant…) ou financiers (prime d’assiduité, prime de rendement, prime exceptionnelle…). Le manager doit aussi admettre que ses collaborateurs peuvent commettre des erreurs. Il doit les encadrer pour éviter que les erreurs ne se répètent. En somme, il faut s’intéresser à leurs résultats (succès ou échec) et de réagir de façon positive et constructive.
Adopter l’innovation managériale
L’innovation managériale consiste à améliorer la manière de collaborer entre le manager et son équipe. Il s’agit notamment d’abandonner la relation le rapport command & control pour la remplacer par la relation test & learn. Autrement dit, délaisser la relation « parent/enfant » (subordination unilatérale hiérarchique) au profit de la relation « adulte/adulte » (coresponsabilité). Cette démarche tend à renforcer la confiance des collaborateurs et à favoriser leur autonomie. Cela leur permet aussi d’être plus créatifs et se réinventer continuellement.
Créer un espace de travail accueillant, confortable et épanouissant
L’amélioration de l’ambiance au travail est un facteur d’épanouissement personnel. Un espace de travail agréable, harmonieux et convivial favorise le bien-être et génère des attitudes positives. Et l’on sait que l’épanouissement professionnel dépend en grande partie de l’épanouissement personnel. Pour cela, on peut offrir à ses employés un open space aéré, lumineux et doté de mobilier confortable. On peut aussi mettre à leur disposition une cantine chaleureuse et une salle de sport.
Utilisation d’outils appropriés
Actuellement les informations circulent à la vitesse de la lumière, un sujet peut très vite devenir viral, et un petit retard dans la communication peut être fatal pour votre organisation. Ainsi, pour rester compétitif et devancer ses concurrents, il faut utiliser des plateformes collaboratives dont les fonctionnalités facilitent le travail et rendent la communication plus fluide.
Outils qui facilitent la communication
Avec un partage d’informations fluide et en temps réel, vous gagner en productivité. Vous perdez moins du temps si vous n’êtes pas obligé d’ouvrir plusieurs fenêtres pour jongler entre plusieurs documents et applications.
Outil de gestion de projet
Les applications et logiciels de gestion de projet permet de :
- organiser et répartir les tâches,
- gérer les ressources et piloter leurs performances,
- suivre et coordonner les actions,
- faciliter les échanges et la collaboration,
- suivre l’avancement du projet (quelles sont les réalisations, qu’est-ce qui reste à faire et où on en est par rapport au délai ?).
Quelques exemples d’outils de communication et de collaboration
- Zoom: c’est un outil d’audioconférence et de visioconférence permettant de communiquer entre collaborateurs. Les conversations sur la plateforme peuvent être enregistrées pour pouvoir réécouter les informations. Il permet aux utilisateurs de partager, commenter et modifier des fichiers sur lesquels ils travaillent ensemble. Il permet aussi le partage d’écran et le partage de lien.
- Microsoft Teams: il offre différents supports de communication réunis au même endroit (appel, visioconférence, messagerie instantanée, communication groupée) ; il permet de former son équipe à distance, grâce notamment au partage d’écran ; il facilite la gestion et le partage de fichier, et il peut être synchronisé avec les outils Outlook, OneDrive, SharePoint et Planner.
- Slack: c’est un outil de collaboration intuitive qui permet de créer une équipe de travail ; il permet aux membres d’une équipe de partager des tâches, de s’échanger de document, de débattre au sein d’un espace de discussion commune et de rester en contact entre eux. Slack est accessible via de nombreux supports (smartphone, tablette, PC portable, ordinateur de bureau).
- Asana: c’est un logiciel de gestion de projet qui propose une interface de travail très ergonomique. C’est une solution PPM à la portée de tous. Il facilite la gestion et le partage de documents par le fait qu’il peut être lié Google Drive, DropBox ou encore Slack.
