Un Business Process Owner est-il nécessaire au sein d’une entreprise ?

TGW Digital Développement d'application - Réunion partage

Le processus métier a toujours existé en entreprise et constitue le cœur de l’activité de l’entreprise. Principalement concerné par la vague de digitalisation de l’entreprise, le Business Process Management (ou encore le Business Process Owner) est la discipline qui permet aux processus de soutenir la stratégie de l’entreprise. La numérisation de l’entreprise a impliqué la mise en place de nouveaux outils de gestion informatisés et l’a contraint à acquérir des compétences pour la gestion de divers projets informatiques.

L’essence du Business Process Management

Un Business Process Owner est-il nécessaire au sein d’une entreprise ?

La digitalisation de l’entreprise consiste à implémenter de nouveaux outils informatisés et a conduit l’entreprise à repenser son fonctionnement. Différents métiers ont ainsi émergé comme le Business Process Owner (BPO) qui n’est pas vraiment un nouveau métier en soi car l’entreprise a toujours eu recours aux process. Les process actionnent l’ensemble des ressources pour livrer de la valeur ou des produits au client. Ils permettent d’améliorer la performance globale de l’organisation en choisissant le processus qui peut apporter la meilleure valeur ajoutée au client. Le Business Process Management s’occupe du process métier au centre de l’entreprise et permet de soutenir sa stratégie. Il permet par exemple de s’améliorer face à la concurrence du marché ou bien à optimiser sa production pour un meilleur résultat.

La place du Business Process Owner

Devrait-on avoir un Business Process Owner intégré dans l’entreprise ou bien devrait-il appartenir au boite de développement informatique qui implémente le système informatique ?

Certaines grandes compagnies comprennent au sein de leur organisation une unité dédiée chargée des méthodes et procédures. Cela a un certain avantage dans la mesure où cette unité travaille en permanence dans l’amélioration du process métiers de l’entreprise. Par contre, la gestion d’une telle unité pourrait devenir compliquée dans la mesure où cela ne constitue pas son activité principale et il faut gérer un changement permanent généré par cette amélioration. Effectivement, l’entreprise a son cœur de métier et repenser quotidiennement son process pour l’implémentation d’un nouveau système informatique n’en fait partie bien que c’est important pour la survie de l’entreprise.

Les entreprises de développement informatique, quant à eux, incluent dans leur organisation un spécialiste du processus métier ou bien son équivalent comme un ingénieur avant la vente par exemple. Il ne fait pas partie de la définition de l’équipe de développement préconisé par la méthode Agile Scum, par contre il s’avère utile pour aider les entreprises clientes à émettre leurs réels besoins et la mise en place d’un document d’expression des besoins ou le cahier des charges.

Le rôle du Business Process Owner

Un Business Process Owner est-il nécessaire au sein d’une entreprise ?

Le principal rôle d’un Business Process Owner dans un projet informatique consiste à bien exprimer les besoins. Cela consiste globalement à définir un meilleur système adapté au fonctionnement de l’entreprise en prenant en compte son business process de son cœur de métier. Le Business Process Owner doit apporter les réponses à la question : « est-ce que c’est le système qui devrait imposer le mode de fonctionnement à l’entreprise ou bien c’est au système de s’adapter au processus métiers de l’entreprise ? ».

Accompagner le client à exprimer ses besoins

Le BPO accompagne le client à exprimer ses besoins par la rédaction du cahier des charges de l’application à développer et maintient une interaction et une collaboration permanente avec lui jusqu’à la mise en place du système. Défendre le processus métier de l’entreprise auprès de l’équipe de développement fait partie de ses attributions. Il doit définir un système informatique adapté aux besoins du client tout en veillant à la faisabilité de ce dernier par l’équipe de développement. Enfin, Il accompagne le client tout au long du cycle de développement jusqu’à la mise en production de l’application.

Prendre en compte les utilisateurs finaux

Pour garantir le succès de la mise en place d’un nouveau système informatique, l’utilisateur constitue en une partie prenante non négligeable. Plusieurs échecs de projets informatiques sont causés par la répulsion par utilisateurs finaux du nouveau système. Cela conduit le Business Process Owner à bien analyser le processus métier de l’entreprise et faire adapter au mieux le système au fonctionnement de l’entreprise tout en apportant des améliorations non négligeables. Une analyse en amont du process métier de l’entreprise cliente avec les différentes parties prenantes s’avère incontournable.

Est-il vraiment nécessaire ?

Généralement, en matière de système informatique, le client ne sait pas exprimer ses besoins, et force est de constater que ses processus sont installés de manière intuitive sans nécessairement être défini formellement.

De l’autre côté un chef de projet informatique ou bien un Product Owner comme le préconise le la méthodologie Agile Scrum, adopte généralement un langage technique pratiquement incompréhensible par le client et les autres parties prenantes.

Le Business Process Owner joue le rôle d’interface entre le client et l’équipe de développement. Du coté client, il parle en langage client pour définir les besoins et les processus client puis traduit en langage technique la définition du système à développer correspondant à ces besoins pour l’équipe de développement.

La certification en Business Process Owner est très demandée car il est le garant de la réussite de l’implémentation du système informatique chez le client et son adoption par l’utilisateur. Un projet informatique réussi est une application utile et efficace qui résout le problème du client en le rendant plus performant et adoptée par les utilisateurs.

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